Trabajo remoto y coronavirus
Uno de los dilemas más apremiantes durante la pandemia es cómo las empresas pueden equilibrar la salud y el bienestar de los empleados, incluyendo los síntomas relacionados con el virus y las ansiedades asociadas, con las necesidades operativas del negocio. Aunque no es una panacea, la implementación del trabajo remoto asegura a las compañías equipadas mantener seguros a sus empleados (y aquellos con quienes interactúan), sin afectar significativamente las operaciones comerciales.
Destacamos a continuación los beneficios del trabajo remoto y queremos sugeriros las mejores prácticas para los empleadores que buscan instituir arreglos temporales de teletrabajo.
Beneficios del trabajo remoto
1. El teletrabajo reduce la transmisión del virus
El trabajo remoto, siempre que sea posible, permite a las empresas garantizar la seguridad y el bienestar de su fuerza laboral y clientes. Según los Centros de Control y Prevención de Enfermedades (CDC) y otras autoridades sanitarias, el teletrabajo es uno de los métodos más efectivos para reducir la propagación del virus, dado que el teletrabajo reduce significativamente la frecuencia y la duración del contacto interpersonal inherente al lugar de trabajo. Al permitir que los empleados trabajen a distancia, las empresas también limitan la necesidad de estos de desplazarse físicamente hacia y desde el lugar de trabajo.
Ya sea una consideración voluntaria u obligatoria, los empleadores deberían estar listos para lidiar con las políticas de teletrabajo mientras se desarrolla la crisis.
2. Implementación de una política de trabajo remoto que funcione
Toda empresa que esté considerando expandirse o implementar el trabajo remoto debe revisar y actualizar sus políticas existentes o elaborar otras temporales nuevas. La guía publicada por los CDC para empleadores, recomendaciones para un plan de respuesta a brotes de enfermedades infecciosas, incluye las siguientes sugerencias de teletrabajo:
- Evaluar si la empresa puede establecer políticas y prácticas, como sitios de trabajo flexibles (teletrabajo) y horarios de trabajo flexibles (turnos escalonados), para aumentar la distancia física entre empleadores y empleados.
- Para los empleados que pueden teletrabajar, los empleadores deben alentarlos a trabajar en remoto en lugar de desplazarse a las oficinas hasta que los síntomas se resuelvan por completo.
- Asegurarse de que la empresa cuenta con la tecnología y la infraestructura de información necesarias para admitir a varios empleados que pueden trabajar desde casa.
Además de la guía anterior de los CDC, una política de teletrabajo razonable y efectiva debe guiarse por las siguientes consideraciones:
Elegibilidad y procedimientos
Si una compañía está buscando implementar una política de trabajo remoto temporal en respuesta al brote viral, la compañía debe definir claramente qué empleados son elegibles para realizarlo, la duración de las adaptaciones de teletrabajo esperadas (con la disposición de que el empleador esté autorizado para cambiar la duración de la política a medida que se desarrolla la situación) y las responsabilidades que tienen tanto el empleado como el empleador bajo la política de teletrabajo.
Además de los empleados, las empresas deben considerar las implicaciones de la política para los trabajadores no empleados, como los proveedores de servicios externos que trabajan en el sitio, y mantener abiertas las líneas de comunicación con los empleadores de dichos trabajadores. Si se cuenta con trabajadores sindicales, también se deben tener en cuenta las obligaciones derivadas de sus convenios colectivos. La política también debe designar un punto de contacto para cualquier pregunta relacionada con los requisitos de teletrabajo.
Expectativas de comunicación
Dado que algunos empleadores pueden no estar acostumbrados a interactuar con los trabajadores a través de plataformas estrictamente remotas, las políticas de trabajo remoto deben aclarar las expectativas con respecto a la frecuencia y el método de comunicación que se espera del empleado. Un empleador puede implementar expectativas específicas tales como llamadas telefónicas diarias o semanales obligatorias con los supervisores apropiados.
Supervisión y seguridad
Si el trabajo remoto no es una práctica estándar, el empleador debe diseñar, adoptar y utilizar políticas que rijan el acceso remoto de los empleados con respecto a cuestiones como la seguridad de la red, la protección de la información confidencial de la empresa y el cronometraje.
Los empleadores deben estar preparados para revisar y controlar las políticas existentes sobre estos temas para incorporar restricciones relacionadas con el trabajo remoto. Además, deben trabajar con sus equipos de tecnología de la información para garantizar que las redes sean capaces de soportar una gran afluencia de empleados en remoto, así como la capacidad de proporcionar accesos seguros y encriptados a las plataformas y redes de la empresa.
Si a los empleados se les ofrece la opción de usar sus dispositivos electrónicos personales para fines de teletrabajo, las políticas de la compañía deben hablar sobre cualquier salvaguarda adicional necesaria para proteger la propiedad de la empresa, o cualquier expectativa de inspección que la compañía tenga con respecto a esos dispositivos personales.
Si la Seguridad Social o la mutua exige a la empresa que mantenga registros de las lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo, será responsable de mantener dichos registros mientras sus empleados trabajan desde su casa.
Recordatorio de las políticas existentes
La política escrita debe recordar a los empleados que deben seguir cumpliendo con todas las políticas preexistentes en el lugar de trabajo durante el trabajo remoto. Los empleadores deben enfatizar que el incumplimiento de las políticas existentes durante el período de teletrabajo puede resultar en una acción disciplinaria y / o la terminación del acuerdo de teletrabajo.
Discriminación cero
Los empleadores deben garantizar que las políticas flexibles en el lugar de trabajo se administren de manera no discriminatoria. En consecuencia, un empleador nunca debe ordenar, otorgar o denegar el teletrabajo basado en las características de un empleado, como raza, sexo, edad o cualquier otra clase protegida por la ley.
La política se debe aplicar de manera consistente a todos los empleados elegibles. Si un empleador otorga arreglos flexibles de teletrabajo a algunos empleados, pero no a otros, el empleador debe estar preparado para explicar sus motivos legítimos y no discriminatorios para la disparidad en su toma de decisiones.
Gestión de empleados
Al igual que con cualquier política de empleo, el empleador debe hacer que los trabajadores revisen y firmen la política de trabajo remoto y conserven copias de la firma y comprensión de la política del empleado. La parte de reconocimiento debe requerir que los empleados acepten que entienden que el empleador tiene la máxima discreción permitida por la ley para administrar, cambiar, modificar o revocar la política en cualquier momento (previo aviso), y aclarar si la política está destinada a ser temporal o permanente. Si los empleados ya están trabajando de forma remota y no pueden firmar físicamente el documento de la política en persona, los empleadores deben considerar si el empleado puede firmarla mediante el uso de una firma electrónica verificada.
Las empresas deben seguir monitoreando de cerca la situación en constante cambio a medida que se desarrolla, reconociendo y lidiando con los problemas particulares que enfrentan en sus jurisdicciones locales y provinciales. Mientras tanto, los empleadores deben explorar la viabilidad de las adaptaciones del trabajo remoto, siempre que sea posible, para apoyar los esfuerzos de contención. Además, deben revisar o crear políticas aplicables que garanticen que los empleados cumplan con las necesidades del negocio durante la crisis de la Covid-19.